ɫɫ

Tietotekniikan laitos

äöDzپetiketti – näin onnistunut sähköposti kirjoitetaan

Tällä sivulla on opiskelijoille tarkoitettuja ohjeita tehokkaaseen sähköpostiviestintään opettajien ja hallintohenkilökunnan kanssa.

Selkeä ja kunnioittava viestintä varmistaa, että asiasi hoidetaan tehokkaasti. Tehokkaalla sähköpostiviestinnällä voit myös saada nopeammin vastauksia kysymyksiisi. Tältä sivulta löydät ohjeita ja vinkkejä sähköpostiviestintään Aallon opiskelijana. 

վٱٳٲä: käytä aina Aalto-sähköpostiasi ja allekirjoitusta, joka sisältää olennaiset tiedot. Sivun loppuosasta löytyy ohjeita ja vinkkejä sähköpostin tyylistä ja rakenteesta sekä esimerkkejä tehokkaista sähköposteista.

Allekirjoituksen lisääminen

  • Käytä aina Aalto-yliopiston sähköpostiosoitetta – se vahvistaa henkilöllisyytesi.
  • Käytä tiivistä äöDzپ쾱Ǿٳܲٲ,&Բ;jossa on koko nimesi, opintosuuntasi ja opiskelijanumerosi. (Katso ohjeet allekirjoituksen luomiseen Outlookissa.)
    • Etunimi Sukunimi
    • Opiskelijanumero: 1234567
    • Opintosuunta/pääaine: CCIS/Computer Science

Tyyli ja sävy 

  • Yleensä muodollisia titteleitä ei tarvita, mutta jos olet epävarma, käytä sopivia akateemisia titteleitä, kuten professori ja lehtori. Jos et tiedä vastaanottajan akateemista titteliä, on yleensä sopivaa kutsua heitä ”opettajaksi” opetukseen liittyvissä sähköposteissa.
  • Useimmiten sähköposteissa on hyvä mennä suoraan asiaan, ja muodollisuudet voidaan ohittaa.
  • äöDzپ ei ole chat-viesti. Kirjoita kokonaisia lauseita, esittele itsesi ja anna vastaanottajalle tarvittavat taustatiedot, jotta hänen on helpompi vastata viestiisi. Tiedonkulku hidastuu turhaan, jos vastausta varten joudutaan pyytämään lisätietoja.
  • Noudata verkossa samanlaista etikettiä kuin henkilökohtaisissa kohtaamisissakin. Pyri siis aina kohteliaisuuteen ja ammattimaisuuteen, myös erimielisyyksissä. Vältä kaikenlaisia loukkauksia, provokaatioita tai uhkauksia, ja kunnioita aina muiden mielipiteitä.

Sisältö ja rakenne

  • Käytä selkeitä ja tiiviitä otsikoita.
  • Esittele itsesi ja asiasi lyhyesti ensimmäisessä lauseessa. Jos sähköpostisi on pitkä, on suositeltavaa aloittaa viesti yhteenvedolla asiasi pääkohdista.
  • Vältä kysymästä samassa viestissä sekä nopeita että pitkiä ja monimutkaisia kysymyksiä.
  • Tarkista, että sähköpostin vastaanottajina on vain henkilöitä, joita viestisi koskee.
  • Vastaamisessa voi valitettavasti kestää useampi päivä, joten varaudu siihen, että viestiisi ei vastata saman päivän aikana.
  • Jos asiasi liittyy aiempaan keskusteluun tai viestinvaihtoon, siihen on hyvä viitata lyhyesti. Opettajilla voi olla satoja opiskelijoita, jolloin on mahdotonta muistaa kaikkia aiempia keskusteluja.
     

Kursseihin liittyvät asiat

  • Lue kurssiohjeet ennen kuin kysyt. Kysymykset, joihin kurssin ohjeissa on jo vastattu, osoittavat välinpitämättömyyttä annettuja ohjeita kohtaan.
  • Käytä kurssilla suositeltuja viestintäkanavia. äöDzپ ei aina ole oikea vaihtoehto. Monilla kursseilla käytetään yleisissä asioissa muita viestintäkanavia (esim. Zulip, tikettijärjestelmä, yms.).
  • Kirjoita kurssikoodi sähköpostin otsikkoon.
  • Jos kurssilla on useampi vastuuopettaja, osoita sähköpostisi yhdelle opettajalle ja käytä muille opettajille kopiota (cc).

Yhteydenotto mahdolliseen diplomityön valvojaan

  • Tutustu diplomityöprosessiin MyCoursesissa: SCI Master’s Thesis Guide.
  • Kun lähetät sähköpostia diplomityön mahdolliselle valvojalle, kirjoita viestin otsikkoon opintosuuntasi ja tieto siitä, että etsit diplomityöpaikkaa.
  • Esittele lyhyesti itsesi, osaamisesi ja taustasi, ja kerro kiinnostuksestasi mahdolliseen tutkimusaiheeseen. Kuvaa lyhyesti diplomityöhön liittyviä ideoitasi. Kerro suunnitellusta diplomityön aikataulusta ja mahdollisista muista yksityiskohdista.
  • Voit ottaa mallia tämän sivun lopusta löytyvistä esimerkkisähköposteista.

 쾱äöDzپ


 Kurssiin liittyvä sähköposti
 Hei NN,

Olen ensimmäisen vuoden maisteriopiskelija tietotekniikan pääaineessa. Olin kurssillasi [kurssikoodi] viime syksynä ja mielestäni aihe oli erittäin mielenkiintoinen. Haluaisin oppia aiheesta lisää. Voisitko suositella kursseja tai jatkolukemista, joiden avulla voisin syventää oppimaani?

Ystävällisin terveisin, Otto

--
 Otto Opiskelija
 Opiskelijanumero: 1234567
 Koulutusohjelma/pääaine: CCIS/Computer Science

Diplomityö yrityksessä
 Aihe: SSE-opiskelija etsii valvojaa yrityksessä X tehtävään diplomityöhön

Hei NN,

Nimeni on NN ja pääaineeni on Software and Service Engineering. Olen työskennellyt opintojeni aikana osa-aikaisesti yrityksessä X, jossa olen kehittänyt…. Yritys tarjosi minulle mahdollisuuden tehdä diplomityöni täysipäiväisenä työntekijänä esihenkilöni NN:n ohjauksessa. Diplomityön alustava aihe on… Voisin aloittaa tutkielman tekemisen ensi kuun alussa.

Olen erittäin kiinnostunut tekemään diplomityöni yrityksessä, koska aihe on jo minulle tuttu. ۳ٱ𾱲ٲö ohjaajani kanssa sujuu hyvin ja luotan siihen, että saan riittävästi tukea ja ohjausta käytännön työssä. Tarvitsisin kuitenkin vielä valvojan, joka voi valvoa työtä ja antaa ohjausta laadun ja akateemisten vaatimusten osalta. Olisin erittäin kiitollinen, jos voisit harkita diplomityöni valvojana toimimista. Jos tämä sopii sinulle, milloin voisimme tavata ja keskustella tarkemmin työstä ja tarvittavista järjestelyistä?

Ystävällisin terveisin, Oliver

--
 Oliver Opiskelija
 Opiskelijanumero: 1357913
 Koulutusohjelma/pääaine: CCIS/Software and Service Engineering

Diplomityö omasta aiheesta
 Aihe: CCIS/Macadamia-opiskelija etsii diplomityöpaikkaa aiheesta X

Vastaanottaja: Ensisijainen mahdollinen valvoja

Hei NN,

Olen CCIS-ohjelman Macadamia-pääaineen opiskelija, ja etsin diplomityöpaikkaa. Olen kiinnostunut tutkimastasi aiheesta, koska...

Minua kiinnostaa ____, koska  ____ ja ____ ovat olleet mielenkiintoisimpia käymistäni kursseista. Erityisesti pidin ­­____sta. Olen lukenut uusimpia artikkeleitasi ja …. (lisää taustaa siitä, miksi olet kiinnostunut). Olen tällä hetkellä kursseilla X, Y ja Z ja olen suorittanut aiheeseen liittyvät kurssit YYY, ZZZ, XXX. (lisää taustaa nykyisestä tilanteestasi ja kokemuksestasi).

Tulisin mielelläni keskustelemaan mahdollisuudesta tehdä diplomityö valvonnassasi. Aikatauluni on joustava, joten ehdotathan tapaamisaikaa ja -paikkaa. Jos diplomityön valvominen ei ole mahdollista, voisitko suositella toista tämän aiheen parissa työskentelevää valvojaa tai välittää viestini suoraan hänelle?

Ystävällisin terveisin, Oona

-- 

Oona Opiskelija
Opiskelijanumero: 7654321
Koulutusohjelma/pääaine: CCIS/Macadamia

Kieli- ja viestintäopinnot Aalto-yliopistossa

Kielikeskuksen tehtävänä on opettaa yliopiston eri alojen tutkintosääntöjen edellyttämät viestintä- ja kieliopinnot perus- ja jatkotutkinto-opiskelijoille. Tavoitteenamme on antaa kaikille opiskelijoille kieli- ja viestintätaidot, jotka luovat vahvan pohjan menestykseen opinnoissa ja työelämässä.

Pakollisten ja valinnaisten kielten ohella kielikeskuksessa voi opiskella kulttuurienvälistä viestintää ja vuorovaikutusta. Näillä kursseilla keskeisenä teemana on rakentava ja merkityksellinen vuorovaikutus, ja niillä harjoitellaan kuuntelemista, keskustelu- ja neuvottelutaitoja, kysymistä ja kyseenalaistamista, omien ajatusten ilmaisemista ja perustelemista sekä yhteistyötä erilaisten ihmisten kanssa.

Student guide illustration, language and communications studies

Kieli- ja viestintäopinnot

Kieli- ja viestintäopinnot Aalto-yliopistossa

Student guide illustration, front page

Opiskelijan opas

Opinto-opas kaikille Aalto-yliopiston opiskelijoille

  • äٱٳٲ:
  • Julkaistu:
Jaa
URL kopioitu