ɫɫ��

Tydlig och respektfull kommunikation garanterar att ditt ärende ska hanteras effektivt. När du skriver effektiva e-postmeddelanden får du också snabbare svar. Denna sida ger dig instruktioner och tips för effektivt e-postande under dina studier på Aalto.

Använd alltid din Aalto-e-postadress och en e-postsignatur med relevant information. Nedan på sidan finns instruktioner och tips angående meddelandets stil och struktur. I slutet av sidan hittar du också några exempel på effektiva e-postmeddelanden.

Lägg till en signatur

• Använd din Aalto-e-postadress – den verifierar din identitet
• Använd en e-postsignatur med hela ditt namn, studieprogram/-inriktning och studentnummer ().
• Förnamn Efternamn
• Studentnummer: 1234567
• Studieprogram/huvudämne: CCIS/Computer Science

Stil och ton

• Oftast behöver du inte använda formella titlar. Om du är osäker, använd de lämpliga akademiska titlarna såsom professor eller lektor. Om du inte vet mottagarens akademiska titel, går det vanligen att använda “lärare” i e-postmeddelanden som gäller undervisning.
• Det är oftast acceptabelt att gå rakt på sak och lämna bort formaliteterna såsom “Hoppas allt är bra med dig”.
• Kom ihåg att en e-post inte är ett chattmeddelande. Skriv fullständiga meningar, introducera dig själv och beskriv ditt ärende för att göra det lättare för mottagaren att svara dig. När mottagaren måste be om mer information, saktar det alltid ner processen.
• Följ samma etikett online som du skulle följa i personlig kommunikation. Var artig och professionell även om du inte är av samma åsikt. Du ska aldrig förolämpa, provocera eller hota någon. Respektera alltid andras åsikter.

Innehåll och struktur

• Använd klara och korta ämnesrader.
• Introducera dig själv och beskriv kort ditt ärende i början av meddelandet. Om ditt meddelande är långt, är det rekommenderat att börja med en kort sammanfattning av den mest viktiga informationen.
• Undvik snabba frågor och långa, komplexa frågor i samma meddelande.
• Undvik att skicka meddelanden till fler mottagare än behövs.
• Tyvärr hinner mottagaren inte alltid svara på meddelandena genast samma dag. Var beredd på att vänta några arbetsdagar på ett svar.
• Om ditt meddelande avser en tidigare diskussion eller meddelande, är det bra att hänvisa till det. Lärare kan ha hundratals studerande och då är det omöjligt att komma ihåg alla tidigare diskussioner.

���ܰ����ڰ�å���ǰ�

• Läs kursanvisningarna noga innan du skickar e-post. Att ställa frågor som redan har svarats i kursmaterialet indikerar att du inte har lagt märke till instruktionerna.
• Se till att du använder de rekommenderade kommunikationskanalerna för kursen. I stället för e-post använder flera kurser andra kommunikationskanaler (bl.a. Zulip eller ett ticketsystem) för typiska frågor.
• Skriv kurskoden i ämnesraden på meddelandet.
• Om kursen har flera ansvariga lärare, skicka ditt meddelande till en av dem och en kopia (cc) till de andra.

Diplomarbetet och att kontakta potentiella övervakare

• Bekanta dig med diplomarbetsprocessen på MyCourses: 
• När du kontaktar potentiella övervakare, skriv på ämnesraden din studieinriktning och att du söker diplomarbetsplats.
• Introducera dig själv, dina kunskaper, din bakgrund och ditt intresse för ämnet du föreslår. Ge en kort beskrivning av dina idéer angående diplomarbetet. Berätta också om din planerade tidtabell och andra möjliga nödvändiga detaljer.
• Se också exemplen på e-postmeddelanden nedan.

Exempel

���ܰ����ڰ�å����

Hej NN,

jag studerar första året i magisterprogrammet CCIS. Jag deltog i kursen [kurskod] i höstas och blev väldigt intresserad av ämnet. Jag skulle gärna vilja lära mig mera. Skulle du kunna rekommendera andra kurser eller källor i detta ämne?

Med vänlig hälsning, Sam

--

Sam Student
Studentnummer: 1234567
Studieprogram/huvudämne: CCIS/Computer Science
 

Diplomarbete för ett företag

Ämne: SSE-student söker övervakare för diplomarbete i företaget X

Hej NN,

jag heter NN och mitt huvudämne är Software and Service Engineering. Under mina studier har jag jobbat deltid på företaget X och utvecklat deras... Företaget har nu erbjudit mig en möjlighet att arbeta heltid och göra mitt diplomarbete hos dem under handledning av min chef NN. Mitt preliminära ämne är... Jag skulle kunna påbörja arbetet i början av nästa månad.

Jag är mycket intresserad av att utföra mitt diplomarbete i detta företag eftersom jag redan har bekantat mig med ämnet. Samarbetet med min handledare har gått bra och jag är säker på att jag skulle få tillräckligt med handledning med det praktiska arbetet. Jag skulle ännu behöva en övervakare som kunde ansvara för kvaliteten och de akademiska kraven för diplomarbetet.

 Jag skulle vara väldigt tacksam om du kunde övervaka mitt diplomarbete. Ifall detta är möjligt, skulle vi kunna träffas för att diskutera arbetet och de arrangemang som behövs?

Med vänlig hälsning, Stefan

--

Stefan Studerande
Studentnummer: 1234567
Studieprogram/huvudämne: CCIS/Software and Service Engineering

Diplomarbete med eget ämne

Ämne: CCIS/Macadamia-student söker diplomarbetsplats inom ämnet X

Till: Ditt förstahandsval av övervakare

Hej NN,

jag studerar huvudämnet Macadamia i magisterprogrammet CCIS och söker en diplomarbetsplats. Jag är intresserad av ditt forskningsämne eftersom ____.

Jag blev intresserad av ämnet eftersom de mest intressanta kurserna för mig har varit ____ och ____. Speciellt intresserad har jag varit av ____. Jag har läst några av dina senaste artiklar och... (mer bakgrund angående ditt intresse för ämnet). Just nu studerar jag kurserna X, Y och Z och tidigare har jag slutfört de relevanta kurserna XXX, YYY och ZZZ. (Mer bakgrund av dina erfarenheter).

Jag skulle verkligen uppskatta om vi kunde träffas och prata om möjligheten att göra mitt diplomarbete under din övervakning. Min tidtabell är flexibel, så går det bra att träffas när och var det bäst passar dig.

Om det inte är möjligt för dig att övervaka mitt diplomarbete, skulle du kunna rekommendera någon annan som arbetar med detta ämne eller vidarebefordra mitt meddelande till hen?

Med vänlig hälsning, Sofia

--

Sofia Student
Studentnummer: 1234567
Studieprogram/huvudämne: CCIS/Macadamia