Tuotanto
Tietoa tilavarauksista, ohjelman suunnittelusta, tapahtuman teknisist盲 ratkaisuista, tarjoiluista ja turvallisuudesta.
Suunnittelu
Tapahtumaa suunniteltaessa on t盲rke盲盲 m盲盲ritell盲 ensin tilaisuuden tavoite, laajuus ja konsepti. Seuraavat vaiheet auttavat huomioimaan tarvittavat resurssit, prosessit, aikataulut ja alkuvaiheen toimenpiteet, jotka tukevat varsinaisen tapahtuman toteuttamista.
Aloita tapahtumaprosessi huolellisella suunnittelulla
Miksi? Tapahtuman tavoite
- Miksi tapahtuma j盲rjestet盲盲n?
- Mik盲 on tapahtuman ydinviesti?
- Onko tavoite Aalto-yliopiston strategian mukainen?
- Onko tapahtuma tehokkain keino saavuttaa tavoite?
- Miten tapahtuman tavoitteita mitataan ja seurataan?
惭颈迟盲? Tapahtuman formaatti
- Mik盲 on tapahtuman toteutustapa (virtuaalinen, fyysinen, hybridi; konferenssi, seminaari, ty枚paja jne.)?
- Mik盲 on tapahtuman ajankohtainen teema?
- Mink盲 kielinen tapahtuma on kyseess盲?
- Millaisia tiloja tapahtumalle tarvitaan?
- Onko tapahtuma esteet枚n?
Kenelle? Tapahtuman kohderyhm盲
- Onko tapahtuma sis盲inen, ulkoinen, yleis枚lle avoin vai vain kutsuvieraille tarkoitettu?
- Mik盲 on kutsuvieraiden tai osallistujien arvioitu m盲盲r盲?
- Kuka valvoo asiakkuudenhallintaa (CRM), kuten markkinointiviestint盲盲 ja ilmoittautumisia?
Milloin? Tapahtuman ajankohta ja kesto
- Milloin tapahtuma j盲rjestet盲盲n?
- Mik盲 on tapahtuman kesto? Huomaa, ett盲 virtuaalitapahtumien tulee olla kestoltaan lyhyempi盲.
- Sopiiko ajankohta kaikille avainhenkil枚ille?
- J盲rjestet盲盲nk枚 samanaikaisesti muita tapahtumia, jotka on otettava huomioon?
- Onko k盲ytett盲viss盲 riitt盲v盲sti aikaa laadukkaan tapahtuman toteuttamiseen?
Kuka? Tapahtuman vastuut
- Kuka on tapahtuman akateeminen omistaja?
- Kenell盲 on vastuu p盲盲t枚ksenteosta?
- Kuka vastaa budjetista?
- Ketk盲 kuuluvat ty枚ryhm盲盲n?
Kuinka paljon? Kustannusarvio ja resurssit
- Mik盲 on tapahtuman kustannusarvio?
- Kenell盲 on budjetti tapahtumaa varten?
- Mit盲 resursseja ja palveluita voidaan hy枚dynt盲盲 yliopistosta?
- Mit盲 palveluja on ostettava ulkoisilta toimittajilta?
Lyhyesti yleisimmist盲 toteutustavoista:
Fyysinen
Yleis枚 saapuu tapahtumapaikkaan ennalta m盲盲r盲ttyyn aikaan. Monenlaisia verkostoitumismahdollisuuksia paikan p盲盲ll盲.
Virtuaalitapahtuma ja verkkol盲hetys
Koko ohjelmaan osallistutaan verkon v盲lityksell盲. Yleis枚 ei n盲e toisiaan ja verkostoituminen on hyvin rajattua. Kommunikointi on p盲盲s盲盲nt枚isesti yhdensuuntaista. Yleis枚ll盲 voi olla mahdollisuus kommentoida chatin kautta.
Hybridi
Tapahtumaformaatti jossa yhdistyy fyysinen- ja verkkotapahtuma. Samanaikaisesti tapahtuvat formaatit ovat saman arvoisia ja riippumatta yleis枚n olinpaikasta, mink盲 takia molemmat tapahtumamuodot vaativat oman tuotantonsa.
Marsion tapahtumatilat tarjoavat erinomaiset audiovisuaalisen tekniikan ja suoratoiston mahdollisuudet hybriditapahtumille.
Aikajana tapahtumien suunnitteluun
鈥� Yksip盲iv盲inen tapahtuma 鈥� suunnittelu kest盲盲 v盲hint盲盲n 3 kuukautta
鈥� Kolmip盲iv盲inen tapahtuma 鈥� suunnittelu kest盲盲 v盲hint盲盲n 6 kuukautta
鈥� Viisip盲iv盲inen tapahtuma 鈥� suunnittelu kest盲盲 v盲hint盲盲n 12 kuukautta
Pieni tapahtuma: Kesto puoli p盲iv盲盲 tai yksi p盲iv盲, sis盲inen tapahtuma, ei edellyt盲 markkinointia, kutsut l盲hetet盲盲n s盲hk枚postilla tai Webropolilla ja/tai ne julkaistaan Aalto-yliopiston tapahtumakalenterissa ja uutisissa.
Keskikokoinen tapahtuma: Kesto yksi p盲iv盲, sek盲 sis盲isi盲 ett盲 ulkoisia kohderyhmi盲, edellytt盲盲 jonkin verran markkinointia, tarvitaan asiakkuudenhallintaa (CRM) tai Salesforcen Event Tool -tapahtumaty枚kalua.
Suuri tapahtuma: Kesto useita p盲ivi盲, sek盲 ulkoisia ett盲 sis盲isi盲 kohderyhmi盲, useita eri osallistumishintoja, edellytt盲盲 markkinointia, tarvitaan asiakkuudenhallintaa (CRM) tai Salesforcen Event Tool -tapahtumaty枚kalua, vaatii yleens盲 ohjausryhm盲n.
Eritt盲in suuri tapahtuma: Useita j盲rjest盲ji盲, monip盲iv盲inen, useita eri osallistumishintoja ja -vaihtoehtoja, vaatii ulkoisia lis盲palveluita, vaatii asiakkuudenhallintaa (CRM) tai Salesforcen Event Tool -tapahtumaty枚kalua, edellytt盲盲 ohjausryhm盲n ja mahdollisesti ulkopuolisen ammattimaisen kongressij盲rjest盲j盲n palveluita.
Lue lis盲盲 konferenssien tukipalveluista
Verkkotapahtumat vaativat erilaista tarkkuutta, aikataulutusta ja tekniikan toimivuuden luotettavuutta. Luovien ratkaisujen m盲盲r盲 on rajatumpi. Hyv盲t etuk盲teisvalmistelut takaavat sujuvan kokemuksen yleis枚lle.
Yliopistolla on k盲yt枚ss盲 seuraavat ty枚kalut verkkotapahtumia varten:
Zoom meeting鈥�
Yl盲raja 300 osallistujaa
Ei viivett盲
Mahdollistaa kommunikoinnin
Breakout rooms 鈥� kyll盲
Zoom webinar鈥�
Yl盲raja 1000 osallistujaa 鈥� vaatii yhteydenoton IT-palveluihin鈥�
Ei viivett盲
Kommunikointi ainoastaan chatisssa tai Q&A -muodossa
Breakout rooms 鈥� ei
Zoom pikaopasTeams鈥�
250 osallistujaa
Ei viivett盲
Mahdollistaa kommunikoinnin
Teams live鈥�
Yl盲raja 10 000 osallistujaa 鈥� vaatii yhteydenoton IT-palveluihin鈥�
Viive n. 30 sek
尝盲丑别迟测办蝉别苍辞尘补颈苍别苍
Microsoft Teams pikaopasPanopto鈥�
Ei osallistujayl盲rajaa, mutta yli 5000 osallistujaa vaikuttaa serverikaistaan鈥� 鈥� vaatii yhteydenoton IT-palveluihin
Viive n. 30 sek鈥�
Yleis枚 voi kommunikoida ainoastaan chatin v盲lityksell盲
Panopto-mediapalvelun k盲ytt枚
Vinkit sujuvan et盲tilaisuuden j盲rjest盲miseksi
Liveto
Selainpohjainen tapahtuma-alusta tarjoaa mahdollisuudet lavaohjelmaan, posterisessioihin, verkostoitumiseen sek盲 muihin perinteisempiin tapahtumaosioihin verkon v盲lityksell盲. Osallistujam盲盲r盲 on l盲hes rajaton. Huomioithan, ett盲 Zoom ei ole integroituna Livetoon, vaan vaatii Vimeon l盲hett盲m盲盲n signaalia.
Kustannusarvio. K盲yt盲 budjettirunkoa kustannusarvion laatimiseen.
Viitetiedot. Viitetiedot saa tapahtuman omistajalta. Varmista, ett盲 tapahtumalla on budjetti ja ett盲 kustannuspaikka ja projektinumero ovat k盲ytett盲viss盲 alusta alkaen. Kaikissa tilauksissa ja laskuissa on oltava selke盲sti ilmoitettu viitenumero.
Alustava budjetti. Mik盲 on kustannusarvio? Kuka valvoo budjettia? Luettele arvioidut tulot ja menot, mukaan lukien sek盲 kiinte盲t ett盲 muuttuvat kustannukset. Tapahtumiin liittyy aina muuttuvia kustannuksia, jotka riippuvat tapahtumasta ja esimerkiksi tarjoiluihin osallistuvien m盲盲r盲st盲. Jos tapahtuma on toistuva, tutustu aiempien tapahtumien budjetteihin. Pyri aina pit盲m盲盲n kustannukset kohtuullisina hyv盲n ja vankan suunnittelun avulla. Budjettiin voi olla hyv盲 lis盲t盲 5鈥�10 prosenttia odottamattomia kustannuksia varten.
Sis盲iset resurssit. Suunnittele ja selvit盲, mit盲 resursseja yliopistolla on jo tarjolla. Teknisten ratkaisujen, tapahtumatilojen ja siivouksen kaltaiset pakolliset kulut on mainittava selke盲sti budjetissa. Joitain tuotteita ja palveluita on ehk盲 tilattava ulkopuolisilta toimittajilta. Kartoita my枚s, tarvitaanko tapahtumaan lis盲henkil枚st枚盲.
Mahdolliset tuotot. Laadi tulojen kartoittamiseksi luettelo eri ilmoittautumisvaihtoehdoista, kuten ennakkoon tai m盲盲r盲aikaan menness盲 ilmoittautuneet, opiskelijat ja ryhm盲ilmoittautumiset. Muista ottaa budjetissa huomioon osallistujat, joilta ei perit盲 maksua, kuten puhujat, j盲rjest盲j盲t ja VIP-henkil枚t.
Ulkopuolinen rahoitus. Suuria tapahtumia, erityisesti konferensseja, j盲rjestett盲ess盲 ulkopuoliset rahoittajat ja yhteisty枚kumppanit voivat olla mukana j盲rjest盲jin盲 (esimerkiksi Espoon kaupunki, GTK, VTT), sponsoreina tai kattoj盲rjest枚n盲 (esimerkiksi IEEE, ISPM, SRA, EU). Ulkopuolinen rahoitus voi tapahtua my枚s avustuksina. Varmista, ett盲 valitut sponsorit ja yhteisty枚kumppanit tukevat Aallon toimintaperiaatteita.
Aallon toimintaperiaatteet
Edustusohje
尝颈蝉盲辞丑箩别别迟. Jos tarvitset tukea taloushallinnossa tai sopimusasioissa ota yhteytt盲 laitoksesi controlleriin tai lakipalveluihin.
Sujuva tuotantoprosessi edellytt盲盲 aina yhteisty枚t盲. Tapahtuman laajuudesta riippuen tapahtumaprojekti voi sis盲lt盲盲 seuraavat toiminnalliset resurssit ja roolit. Jaa teht盲v盲t ajoissa ja valitse toimivimmat tavat viesti盲 tapahtumaprosessiin osallistuvien tahojen kanssa.
Tapahtuman omistaja: Yliopiston vastuuhenkil枚, joka esimerkiksi allekirjoittaa kutsun, ilmoittaa tapahtuman budjetin ja allekirjoittaa sopimukset.
笔谤辞箩别办迟颈辫盲盲濒濒颈办办枚: Tapahtuman p盲盲j盲rjest盲j盲, joka vastaa tapahtumatuotannon kokonaisuudesta, kuten aikataulutuksesta, budjetoinnista ja kokouksista. Valvoo kaikkia yksityiskohtia ja varmistaa, ett盲 kaikki tapahtuman j盲rjest盲miseen osallistuvat henkil枚t ovat tietoisia teht盲vist盲盲n ja vastuistaan. Tapahtuman omistajan p盲盲yhteyshenkil枚.
罢测枚谤测丑尘盲: Keskeiset j盲senet tapahtuman tuotantotiimiss盲, jonka tarve ja koko riippuu tapahtuman laajuudesta.
翱丑箩补耻蝉谤测丑尘盲: J盲senet, jotka eiv盲t v盲ltt盲m盲tt盲 osallistu tapahtuman toteutukseen, mutta joilla on arvokasta tietoa ja kontakteja. Valikoidut j盲senet ohjaavat tapahtumahanketta ja hyv盲ksyv盲t laajemmat p盲盲t枚kset ja hankinnat. Luodaan tavallisesti vain suurten tapahtumien tai konferenssien yhteydess盲.
Tieteellinen komitea: Vastaa ohjelman tieteellisest盲 sis盲ll枚st盲.
Tukipalvelut: Yliopiston erilaiset tukipalvelut, kuten viestint盲palvelut, aula- ja tapahtumapalvelut, talouspalvelut, hankinnat, tietotekniikkapalvelut, matkustuspalvelut sek盲 ACRIS-tutkimustietoj盲rjestelm盲. Ota yhteytt盲 eri tukipalveluihin hyviss盲 ajoin etuk盲teen, jos tarvitset tukea tai ohjeistusta.
Ulkopuoliset kumppanit: Ammattimainen konferenssij盲rjest盲j盲 (PCO) voidaan palkata hoitamaan ennalta m盲盲ritettyja teht盲vi盲, ja sellainen on suositeltavaa palkata aina, kun on kyse suuremmasta konferenssista. 驰丑迟别颈蝉迟测枚tahot, kattoj盲rjest枚t tai kumppanit voivat olla osa tapahtumaa ennalta tehdyn sopimuksen mukaisesti.
Tapahtuma-avustajat: Opiskelijat, kes盲ty枚ntekij盲t tai muut osa-aikaiset ty枚ntekij盲t, jotka toimivat tapahtuman aikana erilaisissa avustavissa teht盲viss盲, kuten vaatenaulakossa, oppaina, kalustus- ja somistusteht盲viss盲 ja n盲yttelypisteiden kokoajina. Korkeakoulujen henkil枚st枚hallintojen edustajat voivat olla t盲ss盲 avuksi, ja my枚s AYY voi auttaa l枚yt盲m盲盲n vapaaehtoisia. Jos j盲rjest盲t suuria konferensseja tai useita tilaisuuksia vuodessa, keskustele HR:n kanssa laajemmasta tapahtuma-avustajien rekrytoinnin mahdollisuudesta.
Aalto JobTeaser ty枚paikkaportaali
Tarkistuslista tapahtuman tuotantoon
Laadi esim. Exceliss盲 tarkistuslista, jossa on p盲ivitt盲inen/ kuukausittainen aikataulu tapahtumatuotannolle. Luettele kaikki huomioon otettavat asiat ja sijoita ne aikajanalle. Ty枚ryhm盲ll盲 olisi oltava p盲盲sy aikajanan tarkistuslistaan esimerkiksi Teamsin avulla. Voit k盲ytt盲盲 mallipohjaa.
Ohjelma
Tee erillinen aikajana itse tapahtumap盲iv盲lle eli tapahtuman k盲sikirjoitus. Aikatauluun merkit盲盲n kaikki suunniteltu sis盲lt枚, mukaan lukien esimerkiksi juonnot, puheenvuorot, paneelit ja vastaanotot. T盲m盲 auttaa hahmottamaan koko tapahtuman laajuuden ja tarpeet. Sis盲llyt盲 aikatauluun taukoja ja varaa riitt盲v盲sti aikaa siirtymisiin. Varaa aikaa my枚s seurustelulle ja vuorovaikutukselle.
Kartoita kaikki sellaiset asiakirjat, joita tarvitset tapahtuman suunnitteluun, seurantaan ja raportointiin. Katso alta luettelo mahdollisista dokumenteista.
Suunnittelun dokumentit:
Budjetti
Dokumentointisuunnitelma
Kutsulista
Ohjelma ja k盲sikirjoitus
Osallistujaluettelo
Palautekysely
Raportointisuunnitelma
Sopimukset
Teht盲v盲- ja vastuuluettelo
Tuotantosuunnitelma
Turvallisuussuunnitelma
Viestint盲- ja markkinointisuunnitelma
Yhteystietoluettelo
Tapahtuman j盲lkeiset dokumentit:
Allekirjoitettu ja vahvistettu osallistujaluettelo (erityisesti EU-sidonnaisissa tapahtumissa)
Arkistoitu markkinointi- tai tapahtumamateriaali
Asiakkuudenhallintatiedot
Kest盲v盲n kehityksen raportti
Kumppanien ja/tai sponsorien raportit
Tapahtuman loppuraportti
Tapahtuman palautteet ja tulokset
Toteutunut kustannuslaskelma
Tapahtuman viestint盲
Kohdenna tapahtuma oikealle kohdeyleis枚lle kiinnostavalla sis盲ll枚ll盲.
Ilmoittautuminen
Luo sujuva kutsu- ja ilmoittautumisprosessi osallistujille, aina asiakkuudenhallinnasta vahvistusviestiin.
Tapahtuma
Varmista onnistunut tapahtumap盲iv盲 ennakkoon laaditun tuotantosuunnitelman avulla, aina valmisteluista purkuun.
Tapahtuman j盲lkeen
Luo jatkumoa v盲litt枚m盲sti tapahtuman p盲盲tytty盲 toteuttamalla tapahtuman j盲lkeiset toimet.