Oppimispalvelut - menestyksen mahdollistajana opiskelijoille
Oppimispalvelut mahdollistaa opiskelijoille ja koko yhteisölle uuden digitaalisen kokemuksen Aalto-yliopistosta.
Oppimispalvelut - menestyksen mahdollistaja
Oppimispalvelut tukevat tulevaisuuteen suuntautuvaa oppimista ja päivittäisen työn sujuvuutta.
Aalto-yliopiston strategian mukaan edistämme laadukasta ja datavetoista opetusta ja oppimista sekä elämänlaajuista oppimispolkua. Oppimispalveluilla (Learning services, LES) on keskeinen rooli näiden mahdollistajana. Kehitämme palvelukokonaisuuttamme käyttäjälähtöisesti ja tulevaisuussuuntautuneesti.
Oppimispalveluiden toiminta jakautuu prosessialueisiin ja jokaisella prosessialueella on omistaja, joka vastaa alueen prosessikehityksestä. Lue lisää prosessinomistajamallista tämän verkkosivun lopusta. Suuri osa kehitetyistä prosesseista ja palveluista digitalisoidaan joko Palvelusalustalle, Sisuun tai muulle alustalle.
Sisua kehitetään koko ajan tiiviissä yhteistyössä muiden Sisua käyttävien korkeakoulujen ja palveluntuottaja Funidatan kanssa. Kehittämistä tehdään korkeakoulujen tarpeiden ja viranomaisten vaatimusten mukaisesti. Aalto-yliopistossa kehitystarpeet tunnistetaan yhteistyössä Aalto-yhteisön kanssa.
Vuoden 2025 painopiste on erityisesti yhdessä valittujen fokusalueiden (käytettävyysparannukset, OPS-toiminnallisuudet, jatkuvan oppimisen toiminnallisuudet, automaatiota ja itsepalvelua lisäävät toiminnallisuudet) kehittämisessä. Samalla kehitetään myös sähköistä todistusta ja uudistetaan opintosuunnitelma saavutettavaksi. Lisäksi kehitystyötä tehdään ristiinopiskelun ja Opin.fi/Digivision toimintojen tarpeisiin. Viime vuosien kehittämistyön näkyvimpinä tuloksina Sisuun on saatu muun muassa avoimen yliopiston toiminnallisuudet sekä osa ristiinopiskelun toiminnallisuuksista. Lisäksi on parannettu esimerkiksi opiskelijoiden ilmoittautumisen saavutettavuutta sekä suoraviivaistettu opettajan työtä Sisussa tehtävissä arvioinneissa.
Palvelualusta, jossa hyödynnetään Salesforce-teknologiaa, on muodostunut tärkeäksi osaksi Aallon digitaalista ekosysteemiä. Palvelualustan ratkaisujen avulla tarjoamme hakijoille, opiskelijoille, akateemisille ja palveluhenkilöstölle erilaisia sähköisiä palveluja, kuten esimerkiksi opiskelupaikan hakemista, opintojen suunnittelua ja akateemista ohjausta. Tavoitteena on jatkaa prosessien digitalisointia sekä vanhentuvien järjestelmien korvaamista Salesforce-pohjaisilla ratkaisuilla. Palvelualustaprojektien ajankohtaisesta tilanteesta voit lukea myös kuukausittaisissa uutiskoosteissa. Lisää tietoa palvelualustasta löydät ³Ùää±ô³Ùä: Aallon palvelualusta | Aalto-yliopisto
Maailma muuttuu nopeasti ja vaatii jatkuvaa osaamisen ja tiedon päivittämistä. Tämä on tunnistettu myös Aallon strategissa. Elämänlaajuisen oppimisen prosessien kehittäminen ja Digivisio 2030 -hankekehitys ovat keskeinen osa Oppimispalveluiden palvelukehitystä. Voit lukea lisää Elämänlaajuisen oppimisen palveluista tai Digivisio 2030 -hankkeesta.
Oppimispalvelujen toiminta jäsentyy prosessialueisiin
Oppimispalvelujen toiminta jäsentyy prosessialueisiin ja kullakin prosessialueella on prosessinomistaja. Prosessinomistajat ovat Oppimispalveluiden johtoryhmän eli LESjoryn Âáä²õ±ð²Ô¾±Ã¤.
Prosessinomistajamallissa on nimetty selkeät omistajat oppimispalveluiden eri prosesseille. Liitteenä löydät LESin voimassaolevan prosessialuekuvauksen prosessinomistajineen. Näiden omistajien vastuulla on hallinnoida ja kehittää oman prosessialueensa prosesseja strategian suuntaisesti yhteistyössä keskeisten sidosryhmien, kuten opiskelijoiden, opettavan henkilöstön ja muiden yliopiston palveluyksiköiden kanssa. Prosessinomistajat arvioivat kehittämisprosesseja ja niiden etenemistä ja aikatauluttavat tulevia kehitysprojekteja kvartaalikatsauksissa.
Prosessinomistajamalli on kehitetty oppimispalveluiden toiminnan organisoinnin ja kehittämisen tueksi. Malli perustuu OPI-viitearkkitehtuuriin (2015), joka on korkeakoulujen yhteinen viitekehys. Sen avulla voidaan jäsentää korkeakouluille yhteisiä toimintoja.
Tiekarttatyöskentely kokoaa Oppimispalveluiden kehitystyön
Oppimispalveluiden kehittämisprojektit kootaan vuosittain tiekartalle, joka laaditaan neljäksi vuodeksi kerrallaan. Tiekartta syntyy prosessinomistajien yhteistyönä lokakuun tienoilla pidettävässä katsauksessa, ja sitä arvioidaan vuoden edetessä tarkastuspisteissä maaliskuun ja elokuun paikkeilla. Tiekarttatyöskentely pitää sisällään prosessinomistajien prosessialueilta nousevat kehitystarpeet, jotka jakautuvat digitalisoitavien prosessikehitykseen, varsinaiseen digitalisointikehitykseen Palvelualustalle, Sisuun tai muualle sekä muuhun kehittämistyöhön. Tiekartan kohteilla on myös vahva linkitys strategiaan ja siinä määritettyihin virstanpylväisiin. Lisäksi huomioidaan prosessialueilla tehtävä pienkehitys. Kehityskohteiden priorisoinnissa käytetään kaikille palveluyksiköille yhteistä kriteeristöä.
Tiekarttatyöskentelyn yhteydessä arvioidaan myös resurssien riittävyys ja organisaation muutoskantokyky. Aallon IT-palvelut (ITS) osallistuu tiekarttatyöskentelyyn tuoden esiin erityisesti alustojen ja IT-resurssien näkökulmaa.
LeSG (Learning steering group) hyväksyy LESjoryn esittämän tiekartan.
Uusimman tiekartan löydät ³Ùää±ô³Ùä.
Hyödyt opiskelijalle
- Opiskelijan palvelut yhdessä paikassa antavat täyden mahdollisuuden toimia osana Aalto-yhteisöä​
- Digitaaliset palvelut tarjolla 24/7​
- Näkyvyys Aallon opintotarjontaan ja sen antamiin mahdollisuuksiin varmistaa tulevaisuuden työelämässä vaadittuja taitoja​
- Valmistuminen henkilökohtaisen suunnitelman ja tavoitteiden mukaisesti​
- Tuki elämänlaajuiselle ja monitieteiselle oppimiselle sekä liikkuvuudelle.​
Hyödyt akateemiselle henkilöstölle
- Skaalautuvat tukipalvelut kasvavalle tutkinto-opiskelijoiden ja jatkuvien oppijoiden määrälle​
- Oleellinen ja reaaliaikainen opiskelijatieto saatavilla analysointia ja päätöksentekoa varten​
- Opetusta ja sen suunnittelua tukevat tietojärjestelmät​
- Tehokkaasti ja yhdenmukaisesti suunnitellut palveluprosessit tukevat opettajan työtä​
Hyödyt palveluissa työskenteleville
- Skaalautuvat tukipalvelut mahdollistavat tutkinto-opiskelijamäärän ja jatkuvien oppijoiden määrän kasvun.​
- Tietojärjestelmät tukevat päivittäistä työntekoa, ja vähentävät manuaalista työtä.​
- Skaalautuvat palvelut sekä tehokkaasti ja yhdenmukaisesti suunnitellut prosessit antavat mahdollisuuden tarjota henkilökohtaisempaa tukea opiskelijoille ja opettajille.​
Leap for Learning -hankekausi on päättynyt
Leap for Learning -hankekokonaisuuden (2018–2023) alla edistettiin kolmea isoa Oppimispalvelujen hanketta. Kokonaisuuteen kuuluivat oppimisen ja opiskelun tietojärjestelmän Sisun käyttöönotto ja kehittäminen, oppimispalveluiden prosessien kehitystyö sekä Salesforce-palvelualustan käyttöönotto kehitettyjä prosesseja ja digitalisaatiota tukemaan. Hankekausi oli nimensä mukaisesti oppimisharppaus niin Aallon kuin Oppimispalveluidenkin historiassa, ja hankekauden opeilla rakennetaan tulevaisuudessakin kestävää, käyttäjälähtöistä ja tulevaisuussuuntautunutta Aalto-yliopistoa.
Hankkeen tavoitteena oli rakentaa digitaalisia ratkaisuja, joiden avulla voimme kehittää opiskelijoiden ja henkilökunnan käyttö- ja palvelukokemusta, valmistautua vastaamaan uusien käyttäjäryhmien tarpeisiin (esimerkiksi elämänlaajuiset oppijat) sekä hyödyntää aikaisempaa enemmän dataa ja analytiikkaa työssämme.
Hankekauden aikana hankkeella oli yhteinen ohjausryhmä sekä nimetty muutosorganisaatio työtä tukemassa. Hankkeen päätyttyä ohjausryhmän sekä sponsorien ja leadien toiminta on päättynyt. Leap for Learning -ohjausryhmän tehtävät siirrettiin pääosin LeSGille (Learning Steering Group).
Leap for Learningin hankekaudenaikaiset tulokset ja aikaansaannokset
Oppimispalvelujen prosessien kehitystyö alkoi vuonna 2018 prosessien tunnistamisella sekä OPI-viitearkkitehtuurin omaksumisella prosessityön pohjaksi. LESissä on määritelty prosessialueille omistajat, joiden osaamista kehitystyön seurannan osalta on kehitetty aktiivisesti monimuotoisen tuen ja valmiiden mallien kautta. Vuodesta 2018 lähtien prosessikehitystä on tehty yhteensä 43 prosessin osalta. Täysin valmiiksi prosessikehitys saatiin 12 pääprosessin osalta.
Nostoja prosessinkirkastustyöstä:
- Kurssipalautteen keräämisen ja raportoinnin uudistettu prosessi on nähtävissä kurssipalautteen sivuilta. Prosessinkirkastuksen jälkeen myös vanha järjestelmä korvattiin uudella, kirkastettua prosessia eli opettajien ja opiskelijoiden tarpeita paremmin tukevalla järjestelmällä.
- Opinnäyteprosessi on kehitetty ja kuvattu, ja prosessinkirkastusvaiheen jälkeen käynnissä on prosessin digitalisointi palvelualustalle.
- Opiskelijoiden ohjauksen prosessi- ja palvelupolkukehityksen myötä yhtenäistettiin ohjelmakohtaisen ohjauksen prosessia. Nyt tutkinto-opiskelijoille nimetään tukitiimi, jossa on akateeminen ohjaaja ja Oppimispalveluiden edustaja. Salesforce-järjestelmään tuotettiin uusi palvelu, jossa opiskelijalla on näkymä ja ajanvarausmahdollisuus tukitiimilleen (ja myös muihin palveluihin; MyStudies) ja vastaavasti henkilöstöllä (Student Success Hub) on mahdollisuus hallinnoida ajanvarauksia sekä tallentaa muistiinpanoja tapaamisista tietoturvallisesti. Lisäksi järjestelmä mahdollistaa datan keräämisen ohjaustapaamisista.
Opintotietojärjestelmä Sisun käyttöönotto elokuussa 2021 oli merkittävä ponnistus. Sisun käyttöönotto uudisti opintotietojärjestelmän käyttäjäkokemusta erityisesti opiskelijoille, koska Sisu tukee koko opiskelun elinkaarta:
- Opiskelijat voivat Sisun myötä ilmoittautua opetukseen sekä suunnitella ja aikatauluttaa opintonsa koko tutkinnon suorittamisen ajalle.
- Opettajille Sisu tarjoaa toteutusten ilmoittautumisten käsittely- ja arviointityökalut.
- Palveluhenkilöstö taas ylläpitää Sisussa mm. henkilötietoja, suorituksia, koulutuksia, tutkinto-ohjelmia, opintokokonaisuuksia, opiskeluoikeuksia ja opetuksen toteutuksia.
Aktiivisen käyttöönottovaiheen jälkeen Sisu on siirtymässä selkeämmin ylläpitovaiheeseen, ja sen rooli palvelukehityksessa on jatkossakin keskeinen.
Palvelualusta (Salesforce) on Leap for learning –hankekauden aikana muodostunut tärkeäksi osaksi Aallon digitaalista tiekarttaa.
Salesforce-alustalle on hankekauden aikana tuotettu useita ratkaisuja:
- Vuonna 2021 Salesforce otettiin käyttöön maisterivaiheen päävalinnoissa sekä Aalto ARTSin kandidaattivaiheen ennakkotehtävien käsittelyssä.
- Vuonna 2022 käyttöön on otettu akateemista ohjaamista tukeva MyStudies sekä opinto-oikeuden palauttamiseen liittyvä työkalu ja ohjelmajohtajan vuosikello.
- Vuoden 2022 syksyllä aloitettu opinnäytetyöprosessin digitalisointi on realisoitumassa vuoden 2024 aikana.
- Tohtoriohjelmien valinnat on viety palvelualustalle.
- Alustalle on rakennettu Aallon kurssikatalogi courses.aalto.fi.
- Student Success Hub on saatu käyttöön ja sen kehittäminen jatkuu.
Salesforce-pohjaiset ratkaisut ovat tulevaisuudessakin tärkeä osa Oppimispalveluiden kokonaisuutta.
Teknologisten ja työn organisointiin liittyvien muutosten lisäksi Leap for learning -hankekauden aikana juurrutettiin paljon hyviä toimintatapoja ja kehitettiin Oppimispalveluiden osaamista.
Konkreettisina muutoksina Leap for learning –hankekauden aikana käyttöön otettiin prosessinomistajamalli ja kvartaalikatsaukset, jotka selkiyttävät vastuunjakoa ja tukevat kehittämisen priorisointia. Gate-mallin käyttöönotto ryhdisti osaltaan päätöksentekoprosessia.
Työtavoissa, osaamisessa ja –kulttuurissa on tapahtunut positiivista kehitystä:
- Prosessien ja prosessikehityksen sekä digitalisaation ymmärrys on lisääntynyt merkittävästi tekemisen myötä.
- Keskinäinen luottamus on vahvistunut selkeän vastuunjaon ja yhteisen työskentelyn kautta.
- ³Û³ó³Ù±ð¾±²õ³Ù²âö on aiempaa vahvempaa, ja sekä yhteisöllisyyden että työhyvinvoinnin on koettu lisääntyneen.
- Projektimainen työtapa on hankkeen myötä omaksuttu luontevaksi osaksi tekemistä.
Oppimispalvelut - Menestyksen mahdollistaja opettajalle
Oppimispalvelut tukevat opiskelijoiden lisäksi opettajia erilaisten opetusta mahdollistavien järjestelmien, kuten Sisu ja MyCourses, avulla ja tuottamalla opetushenkilökunnalle palveluita.
Oppimispalvelut - menestyksen mahdollistaja Oppimispalveluiden henkilöstölle
Oppimispalveluiden henkilöstönä olemme avainasemassa mahdollistamassa opetusta ja oppimista Aalto-yliopistossa muuttuvassa toimintaympäristössä.
Oppimispalvelut
Oppimisen ja opetuksen johtaminen