É«É«À²

Tavoitteenamme on säilyttää wikien ulkoasu ja toiminnallisuudet pääpiirteittäin entisellään samalla kun tuomme uusia 2020-luvun ominaisuuksia wikiehin. Avoimena alustana XWiki on joustavasti kustomoitavissa, joten keskeiset toiminnot pysyvät saatavilla ja tilat helposti löydettävissä. Pyrimme parantamaan alustan käytettävyyttä, kestävyyttä ja turvallisuutta, sekä mm. sisäänrakennettuja AI-ominaisuuksia.

Migraatio alkaa pilotilla alkuvuodesta 2027 ja jatkuu aalloissa vuosien 2027–2028 aikana. Muutos koskee kaikkia Aalto Wikin käyttäjiä.

Miksi siirrymme

• Pakko: Emme voi siirtyä Atlassianin toiveiden mukaisesti pelkkään pilvialustaan vuonna 2029.
• Avoin lähdekoodi ja kestävyys: XWiki on avoimen lähdekoodin alusta, joka tukee Aallon pitkäjänteisiä kestävyys- ja toimittajariippumattomuustavoitteita.
• Saavutettavuus ja käytettävyys: Uudelle alustalle siirtyminen mahdollistaa käyttökokemuksen selkeyttämisen ja yhtenäistämisen. Käyttöliittymän ulkoasua pyritään yhdenmukaistamaan säilyttäen tarvittavat toiminnallisuudet ja kustomointiominaisuudet.
• Parempi hallinta: XWiki tarjoaa paremman kontrollin tietojen sijaintiin, yksityisyyteen ja Aallon palveluihin tehtäviin integraatioihin.
• Kustannukset ja omistajuus: Siirtymä vähentää riippuvuutta lisensseistä sekä selkeyttää sisällön ja laajennusten omistajuutta.
• Suvereniteetti: Saamme uuden ydinpalvelun omaan konesaliin. 

Milloin siirrymme

Syksyllä 2026 järjestämme työpajoja aiheesta: Unelmien wiki-alusta. Olemme jo haastatelleet käyttäjiä, mutta työpajoissa on tarkoitus rakentaa rautalankatasolla 2020-aikakauden wikitoimintoja. Migraatio toteutetaan aalloittain vuosien 2027–2028 aikana. Uusia wikisivuja ja tiloja voi perustaa huoletta vanhalle alustalle. Migraation projektiryhmä tiedottaa käyttäjille, kun uudet sisällöt kannattaa alkaa perustaa XWiki-alustalle.

Sisällön siirto, siivous ja omistajien tehtävät

Migraatio tapahtuu automaattisesti, eikä käyttäjiltä vaadita sisällön manuaalista siirtämistä kuin erikoistapauksissa. Aalto Wikin sisältöjä pyritään kuitenkin siivoamaan ennen siirtymää migraatiotaakan helpottamiseksi. Olemme jo nyt siivonneet wikisivustoja, joita ei ole editoitu 10 tai 5 vuoteen. Alustalta pyritään siivoamaan tilat, joissa ei ole tapahtunut muokkauksia yli kahteen vuoteen. Vanhentuneiden tilojen poistaminen on jo käynnissä, ja tilojen omistajille ilmoitetaan etukäteen, jos heidän hallinnoimansa tila on poistouhan alla.

Migraation aikana ja jälkeen tilojen omistajien vastuulla on tilojen siivoaminen mahdollisuuksien mukaan siirtotyön vähentämiseksi sekä alkuperäisen ja siirretyn tilan vastaavuuksien tarkistaminen. Tilojen siirryttyä pääsy vanhaan Aalto Wikiin säilytetään jonkin aikaa, jotta käyttäjillä on mahdollisuus tarkastaa uuden sisällön vastaavuus ja ilmoittaa mahdollisista puutteista.

Nykyinen käyttöoikeusmalli tullaan todennäköisesti uudistamaan niin, että tilojen oikeuksien hallinta on johdonmukaisempaa, mutta edelleen tarvittaessa joustavaa myös sivutasolla. Tiedotamme erikseen, jos oikeuksien siirto edellyttää tilojen omistajilta toimenpiteitä.

Useimmille Confluencesta löytyville toiminnallisuuksille löytyy vastine tai korvaava ratkaisu XWikissä. Jos sisällön vastaavuutta ei voida taata migraation yhteydessä, sisältö voidaan tarvittaessa muuntaa staattiseksi sisällöksi, esimerkiksi laajennuksella luotu kuvaaja upotetuksi staattiseksi kuvaksi, tai omistajan toiveesta jättää pois. Näissä tilanteissa tilan omistajaa tiedotetaan muutoksesta.

Tuki ja viestintä projektin aikana

Wikiprojektin käyttäjäkunta jaetaan neljään osaan: 

• Ne aaltolaiset jotka haluavat osallistua enemmän XWiki-pohjaisen Aalto Wikin muotoiluun, projektin pilotoimiseen jne.
• Kaikki wiki-tilojen omistajat
• Kaikki wiki-käyttäjät

Näille kohderyhmille luomme aalto.fi (vai wiki-sivustolle) informaatiolähteitä:

• Wiki-projektin aikataulu: yleiskuva ja tarkka versio
• Uusimmat tiedotteet
• Tulevan wikin konsepti- ja rautalankakuvat
• Tulevan wikin toiminallisuudet ja kuvaukset
• UKK + mahdollisuus kysyä itse.
• Koulutusmateriaalit
• Mistä tukea uuden alustan käyttöönottoon.

Havaituista ongelmista voi ottaa yhteyttä Aallon IT Service Deskiin vakiokanavien kautta.

Jaamme päivityksiä sähköpostitse ja Aallon tiedotuskanavilla ennen pilottia ja jokaista migraatioaaltoa. Migraatioaalloista tiedotetaan hyvissä ajoin myös suoraan tilojen omistajille. Kaikki keskeinen tieto on myös nähtävillä migraation laskeutumissivulla. Jos omistat tilan etkä ole vielä saanut yhteydenottoa, mitään toimenpiteitä ei toistaiseksi tarvita.

Kysymykset voi lähettää sähköpostitse migraatioprojektin projekti- ja muutospäällikölle:

ext-noora.mela@aalto.fi

Kiitos, että autat meitä parantamaan Aalto Wikia. Tavoitteenamme on, että uusi alusta on luotettavampi ja helpompi ylläpitää, ja että tietosi säilyvät helposti löydettävinä ja jaettavina.